sábado, mayo 25, 2024

¿Cómo evitar riesgos fiscales a la hora de rendir gastos de empresa?

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Este 4 de abril, en la Cámara de Comercio de Santiago, se llevó a cabo el encuentro empresarial de Tickelia, la solución para la rendición de gastos, junto a la firma Garrigues, la empresa Zener, la consultora MarigoldSW y la agencia ACCIÓ,  quienes abordaron los principales retos que existen en la rendición de gastos de empresa y cómo la digitalización y la automatización están jugando un importante papel para combatir estos desafíos y así cumplir con las obligaciones tributarias.

La rendición de gastos de empresa es el proceso mediante el cual los empleados reportan y justifican los gastos en los que han incurrido por actividades relacionadas con su trabajo. Este proceso, si se realiza de forma manual, puede provocar muchos retos como acumulación de boletas de papel, largas horas para llenar formularios de Excel, retrasos para hacer reembolsos de los gastos, fraudes internos o incluso problemas para hacer cierres contables, entre muchas otras. Estas fueron las principales temáticas que se abordaron en el evento exclusivo de la empresa Tickelia, la solución para la rendición de gastos de empresa, que, junto con la firma Garrigues y la empresa Zener, explicaron la utilidad que está aportando la digitalización al momento de rendir gastos.

Aspectos tributarios en la rendición de gastos 

Uno de los principales problemas al momento de rendir gastos es el cumplimiento de las normativas fiscales, pues las empresas deben asegurarse de que todos los gastos rendidos cumplan con las normativas fiscales, lo cual incluye la adecuada justificación y documentación de gastos, así lo mencionó Ignacio Campino, socio del Departamento de Derecho Tributario de Garrigues, en su charla ‘Aspectos tributarios de la Rendición de Gastos’ en este encuentro empresarial. Según Campino, “el artículo 31 de la Ley sobre Impuesto a la Renta se debe tener claridad sobre los gastos rechazados; por lo tanto, es importante contar con sistemas que identifiquen automáticamente estos gastos para facilitar revisiones y fiscalizaciones”.

Ignacio Campino, socio del Departamento de Derecho Tributario de Garrigues, explica los principales aspectos tributarios en la rendición de gastos de empresa. 

La digitalización: el aliado para la rendición de gastos empresariales

La adopción de soluciones tecnológicas avanzadas, como Tickelia, ofrece una vía para superar estos obstáculos. Esta herramienta, que opera en España, Italia, Francia, Portugal, Colombia, México, Perú, Uruguay, Argentina y, por supuesto, Chile, cuenta con más de 1800 clientes a nivel global y es utilizada por empresas de más de 142 países. Tickelia simplifica y automatiza el proceso de rendición de gastos, asegurando el cumplimiento normativo y ofreciendo visibilidad en tiempo real sobre los gastos empresariales. 

Con esta solución, el empleado que rinde gastos puede solicitar un anticipo desde cualquier lugar y en cualquier momento, luego fotografiar todas sus boletas de gastos desde la app del celular, que logra leer hasta documentos manuscritos, y así digitalizar toda esa información, la cual queda guardada en la nube. Posteriormente, su responsable puede tener visibilidad de todos estos gastos y luego aprobar o rechazarlos. Según Laura Martínez, Business Development Manager de Tickelia LATAM, “estas funciones resultan ser fundamentales al momento de un proceso fiscal, ya que las empresas pueden tener visibilidad y claridad de todos los gastos, ya sean aprobados o rechazados, y también encontrar todos los documentos que soportan los gastos realizados”. 

Laura Martínez, Business Development Manager de Tickelia LATAM, explica las ventajas de la digitalización en la rendición de gastos empresariales con la solución Tickelia.

El uso de tecnologías como Tickelia no solo mejora la precisión y eficiencia de los procesos contables, sino que también fomenta una cultura de responsabilidad y transparencia en la gestión de gastos, siendo clave para la optimización de los recursos financieros en el complejo entorno empresarial. 

Hugo Reyes Murillo, Subgerente de Finanzas de Zener, destacó cómo desde la adopción de Tickelia han obtenido una mejora para rendir los gastos de la organización: “Desde que tenemos Tickelia podemos revisar inmediatamente los informes de los gastos efectuados por nuestros trabajadores; podemos determinar con claridad cuáles son aceptables y cuáles deben ser rechazados. Además, resulta sumamente valioso para nuestros empleados recibir una respuesta sobre sus gastos al final del día”. 

Aurora Díaz, Jefa de Control de Gestión de Zener, comentó que “tuvimos una transición muy amigable con Tickelia, pasando de procesos completamente manuales a la digitalización, además la pudimos adaptar a nuestra política de gastos empresariales”.

Hugo Reyes, Subgerente de Finanzas de Zener, habla sobre los principales beneficios que han obtenido luego de instalar Tickelia.

Tickelia no solo facilita la rendición de gastos a través de su plataforma digital, sino que también destaca por su capacidad para simplificar y automatizar los procesos relacionados. Este enfoque tecnológico proporciona una solución integral que no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también asegura la conformidad con las regulaciones fiscales. 

Laura Martínez, Business Development Manager de Tickelia LATAM, resaltó que “la capacidad de Tickelia para integrarse con los sistemas existentes de planificación de recursos empresariales (ERP) y ofrecer funcionalidades como la digitalización de recibos, la conciliación automática de gastos con tarjetas corporativas y la contabilización automática, permite a las empresas tener un control más estricto y una visibilidad en tiempo real de sus gastos”.

Este encuentro subrayó la relevancia de adoptar soluciones digitales avanzadas para superar los obstáculos en la rendición de gastos de empresa, enfatizando que la digitalización es un aliado para mejorar procesos en el entorno empresarial actual.  

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