Gran parte de la economía mundial se administra con Microsoft Office debido a su facilidad de adquisición, pero esto no significa que sus herramientas sean óptimas para gestionar proyectos en sectores como el de la construcción, donde se requieren una gran cantidad de datos, como los registros de proveedores y contratistas, y su mala gestión podría tener repercusiones económicas negativas en las empresas. 

En el caso de Excel, cuando los datos registrados aumentan —planillas de más de 150 filas— los usuarios tienen una probabilidad de hasta 1,79% por celda de cometer un error, lo que podría llevar a tomar decisiones erradas.

Asimismo, esta herramienta ejecuta tareas con los parámetros programados independientemente de que sean correctos o no, porque no dispone de una función automatizada de control y depende de la revisión humana. La pérdida de 6.200 millones de dólares que sufrió JP Morgan Chase en 2012 a causa de un modelo de riesgo de inversión, basado en Excel, que subestimó los riesgos de una operación bursátil ejemplifica lo peligrosa que es la falta de control.

Otra de las desventajas de utilizar Excel es que no se adapta a la colaboración entre trabajadores, función indispensable en el sector constructor. Durante las jornadas más restrictivas de la pandemia, los documentos colaborativos ganaron fuerza porque cada persona desde su sitio de cuarentena tuvo la posibilidad de editar, realizar comentarios y hacer trazabilidad de las tareas pendientes. Sin embargo, Excel no ofrece control de cambios y a medida que crece el número de datos el programa se ralentiza, lo que dificulta la gestión de los proyectos.   

Adicionalmente, el tema seguridad es un factor relevante al momento de tomar la decisión de migrar hacia softwares más especializados. En el caso de Excel, la herramienta tiene una falta inherente de control sobre quién puede editar los valores de las celdas, lo que la hace vulnerable al fraude. 

“Las empresas deben elegir soluciones que optimicen sus actividades diarias y ofrezcan controles automatizados que eviten tomar decisiones erróneas con efectos negativos en su salud financiera”, comentó Luis Herrera, director de Ventas para América Latina de Procore. “En el caso del sector de la construcción existen softwares que ofrecen colaboración y comunicación con espacio de almacenamiento ilimitado, y todo esto en tiempo real, a medida que el proyecto va evolucionando”, explicó. 

Para ahondar más en esta temática, la compañía realizó un estudio llamado “4 motivos por los que Excel y la construcción no combinan”, donde, entre muchos detalles que apalancan lo antes mencionado, destacan las características que toda solución de administración de proyectos alternativa a Excel debe ofrecer, entre las que mencionan:

• Almacenamiento ilimitado y que no se ralentice cuando aumenta el número de datos. 
•  Funciones colaborativas que permitan a los colaboradores trabajar sobre un mismo documento sin que se duplique información. 
• Control de cambios.
• Creación y exportación de informes de manera simple. 
• Integración con otras aplicaciones necesarias para la empresa. 
• Sincronización automática de datos. 
• Protocolos de seguridad: niveles de permisos dependiendo el perfil del colaborador e inicio de sesión seguro, etc.

Todas estas características son clave para el buen desempeño de un software que gestione correctamente la gestión de datos en la construcción, y deben ser tomadas en cuenta al momento de elegir el más indicado. Entre las diversas opciones del mercado, Procore representa una buena alternativa en nuestro país, ya que se ajusta a todo lo antes mencionado.