Lo que antes era impensable se ha convertido en realidad. Las oficinas comienzan a vaciarse y los hogares se convierten en una alternativa para el trabajo, pero después de más de un año y medio de pandemia y de estar confinados, las personas quieren volver a sus lugares de trabajo, para lo cual esta aplicación de autogestión genera espacios “reservables” dentro de las oficinas de cada organización. 

Según una encuesta realizada por la consultora Randstad, a más de 400 empresas, el 75% de estas planea seguir con la modalidad de teletrabajo una vez finalizada la pandemia. Eligiendo el 63% hacerlo durante algunos días de la semana. Es por lo anterior, que el concepto de oficina ha evolucionado  desde el inicio de la crisis sanitaria, creando y estableciendo nuevas formas de trabajar. En este sentido, los trabajadores han comenzado a realizar sus labores de manera remota y usan en menor medida las sedes de las empresas. Introduciendo el concepto de oficinas flexibles, haciendo referencia a la reinvención de estos espacios dentro de las compañías. Si bien esto ha funcionado hasta hoy, la apertura de las ciudades está impulsando a volver a los trabajos bajo nuevos modelos de organización.

Uno de estos es el modelo híbrido, es decir, una combinación entre el teletrabajo y lo presencial, el que ha llegado para quedarse. Esta modalidad permite entornos de trabajo altamente flexibles, donde las oficinas son centros de encuentro y socialización para trabajar en equipo o de forma individual, permitiendo encontrar el lugar más adecuado según las necesidades de cada persona. De esta manera, la gestión, administración y uso de los distintos espacios, como por ejemplo, puestos de trabajo, estacionamientos, salas de reuniones , entre otros, se transforma en un problema relevante para cualquier organización.

Es por eso que Kantoor trae una innovadora solución para que este proceso se realice de forma rápida y sencilla, sin la necesidad de usar papel o planillas Excel. Esta startup creó una herramienta digital que permite la gestión y administración de recursos físicos de la organización, permitiendo la reserva en línea de los puestos, escritorios, estacionamiento, salas de reuniones y espacios comunes dentro de las oficinas. 

“Es una herramienta para las empresas. La plataforma permite disponibilizar en línea todos los puestos de trabajo, las salas de reunión, estacionamientos, entre otros recursos para que los trabajadores puedan reservar y agendar los recursos de la empresa para la que trabajan. Por otro lado, las organizaciones pueden administrar y gestionar sus espacios disminuyendo la burocracia para acceder a las oficinas, facilitando la creación de turnos de trabajo, despersonalizando esta tarea dentro del equipo y disminuyendo sus costos al optimizar el uso del espacio disponible.”, explica Sergio Gómez, CFO de Kantoor, especialista en desarrollo de oficinas, mobiliario y diseño de espacios.

Los problemas que busca solucionar la plataforma son la alta carga que tienen los equipos para la gestión y administración de los espacios de trabajo y el asegurar una presencialidad segura para los trabajadores. Al contratar la plataforma es posible liberar a la persona que utiliza una parte importante de su tiempo organizando los puestos, salas y equipos de trabajo y además lograr que el retorno de los trabajadores sea seguro, efectivo y medible. 

“Dentro de la plataforma se pueden ver los detalles de quien reservó, cuándo, a qué hora, dónde y con quién estuvo, permitiendo apoyar el proceso de presencialidad segura. Además, logramos registrar a todos los que fueron a la oficina, en caso de que ocurra algún problema o alguien esté contagiado. Por otro lado, otra de las ventajas para los clientes es que pueden gestionar y medir el uso real de sus recursos, permitiendo tomar decisiones con respecto al diseño de los espacios, la planificación de crecimiento, ejecución de nuevas oficinas en el corto y mediano plazo, entre otras”, menciona Sergio Gómez.

Dentro de las principales ventajas que trae Kantoor para las empresas se encuentran:

• Reserva en línea: Permite encontrar y reservar un espacio de trabajo.
• Flexibilidad: Entrega a los colaboradores opciones de reserva cuando y donde quieran, independiente de la cantidad de sedes que tenga la organización.
• Colaboración: Con menos puestos de trabajo fijos es posible ofrecer más espacios compartidos.
• Libertad: Dar la posibilidad de elegir el puesto de trabajo que más les acomode.
• Sistema de check in/out: Permite verificar el uso real de las reservas.
• Datos: Los administradores de la plataforma pueden acceder a diferentes datos para medir el uso, gestionar recursos y usuarios.
• Aforos: Puede gestionar la capacidad permitida para cada una de las instalaciones.
• Trazabilidad: La plataforma permite realizar la trazabilidad de personas y espacios en caso de ser necesario un registro.

El modelo híbrido llega como una solución para mejorar el bienestar de cada uno de los trabajadores de una empresa. Teniendo en mente la necesidad de adaptarnos a esta nueva forma de trabajo con tecnologías que ayuden y hagan más fácil todo el proceso de cambio.