Es clave tener un sistema de información que permita gestionar y saber en qué está el edificio en todo momento. No tener un sistema es como andar en un avión sin instrumentos. Te mostramos que se debe tener en cuenta en esta administración, los beneficios y cómo disminuye los costos.

La tendencia es clara, cada vez más, las personas prefieren vivir en edificios. Sin embargo, vivir en comunidad tiene sus desafíos, no sólo para los residentes que tienen a sus vecinos al otro lado de la pared, sino para los administradores y colaboradores que trabajan en estos edificios. Cada residente tiene sus necesidades, carácter y exigencias. Los estándares de lo que está bien o mal son variados y aumentan la complejidad de lidiar con cientos de personas entrando y saliendo del edificio cada día. En Chile hay más de 30.000 edificios (60% en la Región Metropolitana) y se estima que hay más de 1.200.000 departamentos.

Si el sólo hecho de tener a cientos de personas viviendo en el mismo edificio hacen complejo su administración, imagina cuanto más complejo puede ser si no se cuenta con un buen sistema de información que permita gestionar todo lo que se debe hacer. Es como caminar por la calle con los ojos cerrados.

Un edificio es un sistema vivo. Hay personas que entran y salen todo el día por lo tanto la seguridad es fundamental. Tiene personas que trabajan en él a las que hay que pagarles, que a veces se enferman, que se pueden retrasar, que trabajan en turnos, que han desarrollado ciertos hábitos (buenos y malos) que afectan su desempeño. Hay un administrador que planifica, coordina, ejecuta, supervisa y controla lo que se debe hacer. Hay un Comité de Administración que representa a los copropietarios, define las prioridades y aprueba los presupuestos.

Por otro lado, están los propios residentes que necesitan que todo funcione. Que a veces hacen ruidos o cosas que molestan a otros, que necesitan usar los ascensores, los espacios comunes, que esperan que siempre haya agua, luz, que esté todo limpio, que el edificio sea seguro y que nadie ocupe su estacionamiento sin autorización, entre muchas otras cosas.

Para poder gestionar todo lo anterior, cumplir con las normativas, mantener todo el equipamiento funcionando, controlar al personal, la seguridad, las certificaciones, etc. se necesita tener un sistema donde todo pueda ser gestionado, registrado y planificado.

Usualmente el foco de los administradores y de los Comités de Administración está en evitar que los gastos comunes aumenten. Sin embargo, ese único enfoque puede ser contraproducente, ya que lleva a que el edificio se administre como un incendio, es decir, se van resolviendo las cosas en la medida que van ocurriendo sin tener un sentido de anticipación y planificación que evitan muchos costos innecesarios.

Un edificio puede aumentar su eficiencia en un 50% si cuenta con un software de gestión adecuado. Se pueden mitigar los grandes costos y mantener una operación estable y predecible en el tiempo.

Los expertos aseguran que un software de gestión le aporta a los residentes del edificio información que les permita saber qué se hace, quién lo hace, cuánto cuesta, etc., pero también un buen sistema aporta una carta de navegación, es decir, una serie de prácticas que aseguren que se haga todo lo que se deba hacer, en tiempo y calidad. Además de manera transparente, lo cual mejora el clima de la comunidad por aumento de las confianzas.

“Usualmente la eficiencia de un edificio se piensa desde la perspectiva de gastar menos. Siempre los copropietarios desean que el gasto común sea más bajo, ya que son ellos lo pagan. Esto está bien, pero no es suficiente. Un enfoque basado sólo en gastar poco lleva a gastar mal y al final resulta mucho más caro. Por ejemplo, se tienden a pagar sueldos bajos a los administradores con lo cual se tienen administradores de bajo perfil y con ello una mala administración. Lo mismo pasa con los sistemas. La mayoría de los edificios carecen de un sistema de gestión, con lo cual no tienen buena información y terminan tomando malas decisiones que luego cuestan caro. En conclusión, un sistema puede aportar mucho ahorro ya que aporta un modelo de gestión y con ello la posibilidad de tomar mejores decisiones y como consecuencia final aumentar la eficiencia”, explica Roberto Anrique, fundador de Breal.

Qué debe tener un buen sistema de administración de edificios para poder entregar eficiencia y confianza a sus residentes. Anrique entrega 5 puntos fundamentales:

1) Idealmente que sea el edificio el que contrate directamente el software. De esta manera, se asegura la continuidad de la información independiente del administrador de turno. Si el administrador se va la información debe quedarse en el edificio.

2) Debe ser integral, es decir, no sólo permitir el cálculo de los gastos comunes, sino también gestionar otros temas importantes como: las asambleas, las inspecciones, las certificaciones, los seguros, el plan de mantenimiento, permitir un catastro de equipos, hojas de vida del personal, controlar los cheques que se hacen y quien los firma, permitir el envío de los gastos comunes por email.

3) Debe ser al mismo tiempo simple y completo. Lo cual no es fácil, dado que al tener que ser completo se hace más difícil que sea simple. Debe ser amigable.

4) Debe entregar informes e información que permita la toma de decisiones, en especial al administrador y Comité de Administración.

5) Debe estar basado en una tecnología robusta que asegure el acceso a los datos y la seguridad, que se pueda acceder desde cualquier parte, es decir, que opere con acceso Internet desde cualquier dispositivo.

Finalmente, Roberto Anrique señala que “también se debe considerar que un sistema por sí solo no es suficiente. El Comité de Administración debe saber usar el sistema para poder controlar la operación. Adicionalmente, el administrador y otras personas que deban trabajar en el sistema deben estar entrenadas para sacarle el máximo provecho.”

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