Es un área imprescindible y de su buen manejo depende el éxito de un empresario. La contabilidad de un negocio es fundamental, pero también debe llevarse de la mejor manera, para tener los resultados esperados y conocer además la realidad en la que me estoy desenvolviendo.
Es por eso que debemos llevar un buen manejo de ésta, puesto que cualquier error, mala información o malos manejos, nos pueden llevar a la quiebra y causarnos pérdidas importantes, además de orientarnos a malas decisiones.
“La contabilidad de una empresa es necesaria y fundamental y es por eso que demos saber cómo llevarla. Hoy, llenarnos de papeles y sistemas manuales para realizar las operaciones, es una pérdida de tiempo, pero también nos lleva a cometer errores que nos perjudicarán y nos evitarán tomar buenas decisiones. Contar con un software de gestión es tan imprescindible, como la confianza en la persona que lleva nuestras finanzas”, explica Manuel Concha, Gerente de Desarrollo de Kame One (www.kame.cl), la plataforma intuitiva que gestiona tu empresa en tiempo real desde donde quieras 100% cloud.
El profesional identificó, gracias al uso de este software, las siete malas prácticas habituales de una empresa que pueden llevar al quiebre de ésta o inducir a malos manejos.
1 Dejar pasar mucho tiempo para una conciliación bancaria: La conciliación bancaria de tu empresa, se debe realizar con la mayor frecuencia posible. Esto porque en general casi la totalidad de las transacciones de las empresas pasan por el banco, por lo tanto, conciliar el banco te asegura en gran medida que los estados financieros tangan gran parte de la información, sino que además, evitas posibles fraudes, pagos duplicados, etc. Por otra parte, genera orden de las finanzas de la empresa, por la vía de asegurar que los movimientos que se encuentran en la cartola bancaria, también estén reflejados en la contabilidad.
2 No validar los documentos recibidos: Verificar que las facturas que te envíen los proveedores se encuentren autorizadas por el Servicio de Impuestos Internos, es fundamental y de esta forma se evitan multas. Actualmente en la página del SII todas las empresas pueden verificar la validez de cada documento. Si el documento no se encuentra validado por el SII, puedes tener varios inconvenientes si lo agregas en su declaración de IVA (F29).
3 Poco controla de los fondos por rendir: En muchas ocasiones se les entrega dinero a los trabajadores para que realicen compras y luego las rindan a la empresa. En este punto resulta relevante asegurarse de que el gasto fue realizado efectivamente para la operación de la empresa y no un gasto particular del trabajador; una posible medida (no aplicable en todos los casos) es que el trabajador solicite factura por el gasto que está realizando.
4 Bajo control de los inventarios: Para las empresas que su actividad principal radica en la compra (nacional o importada) y venta de productos, el inventario resulta ser uno de los activos más importantes en este caso, por lo tanto, la correcta contabilización de todas las entradas y salidas, debe estar debidamente respaldada. Otro aspecto relevante, es la correcta contabilización de los costos de los productos, ya que, esto impacta directamente en el resultado de la empresa.
5 Gastos innecesarios de los socios: Es importante tener presente que los gastos deben ser efectivamente de la empresa y no personales de los socios. La mala práctica de incorporar gastos personales de los socios, hace disminuir la utilidad de la empresa y por consiguiente disminuye directamente el monto de impuesto a la renta a pagar. Lo que claramente puede desencadenar variadas multas.
6 Préstamos de los socios a la empresa: Si los socios realizan aportes temporales o de plano préstamos a la empresa, éstos prestamos deben estar debidamente respaldado por un contrato de mutuo. En caso contrario se puede exponer a multas y el problema es más grave aún en el caso de que se requiera vender la empresa.
7 Poca revisión de un presupuesto: manejar un presupuesto le permitirá detectar desviaciones en los costos y gastos, tendrá una visión mensual y anual del estado de la empresa, y así generar acciones correctivas que mejoren el resultado y control de la empresa.
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