En muchas empresas, es posible que no exista un Travel Manager, una persona que está encargada al 100% de la coordinación de los viajes corporativos, por lo que la responsabilidad recae en asistentes de gerencia, secretarias o encargados de compras. Sin embargo, cada una de estas posiciones debe cumplir con sus propias responsabilidades y labores.
Organizar viajes de negocios implica administrar la logística de una serie de aspectos, incluyendo vuelos, hospedajes, transporte, itinerarios, viáticos y facturación, los cuales deben ajustarse a las políticas y necesidades de la empresa, como la optimización del presupuesto.
Por lo tanto, este rol puede resultar abrumador por su complejidad y el tiempo que requiere, más aún considerando la posibilidad de tener que ajustar la planificación durante el viaje por imprevistos como las cancelaciones de vuelos.
El apoyo de las empresas de viajes para el coordinador a cargo
Dada la responsabilidad que recae en quien lleva a cabo la organización de los viajes de negocios, se vuelve fundamental la labor de las empresas expertas en viajes corporativos, ya que no solo entregan un servicio especializado en la categoría business, sino que además permiten reducir la carga de trabajo de los coordinadores encargados a través de soluciones como:
1. Asistencia personalizada
Las empresas de viajes son un gran soporte desde el inicio hasta el final del viaje. Con sus servicios y herramientas especializadas, ofrecen a los coordinadores la asesoría de expertos con consejos e información sobre los destinos, documentos para viajar, mejores proveedores, maneras de implementar políticas de viajes, medidas de seguridad, entre otros asuntos importantes.
2. Gestión de itinerarios
Un elemento en que las empresas de viajes son infalibles es en la gestión de itinerarios, donde ponen a disposición de los clientes su tecnología para consolidar todos los detalles del viaje en una plataforma centralizada, lo que facilita la coordinación y comunicación de todos los viajeros, la organización y la agencia.
3. Resolución de imprevistos
Al ofrecer una atención continua y especializada en experiencias de viajes, el apoyo de las empresas de viajes es crucial para poder manejar situaciones imprevistas de forma rápida y efectiva, especialmente si surgen emergencias como problemas con el trasporte o inconvenientes de salud. Con ayuda de estas empresas, quien esté encargado de la coordinación podrá actuar pronto frente a estos episodios inesperados, confiando en la capacidad de respuesta y las mejores soluciones que ofrecen los expertos en viajes.
4. Reducción de la carga administrativa
Al contratar los servicios de una empresa de viajes, se simplifica la tarea administrativa y financiera. Esto porque todas las transacciones relacionadas con los viajes se consolidan en un único reporte de facturación y no de manera individual con cada proveedor, lo que permite ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores contables o administrativos.
Empresas de viajes: optimizando los viajes de negocios
En resumen, las agencias de viajes no solo optimizan el proceso logístico, sino que permiten a los colaboradores enfocarse en estrategias más amplias y cruciales para la empresa. Esto gracias a su asistencia, que va desde la gestión integral de itinerarios hasta la resolución ágil de imprevistos y la reducción significativa de la carga administrativa.
Con su expertise y tecnología, las empresas de viajes aseguran viajes exitosos y añaden valor con eficiencia, control financiero y atención personalizada en cada desplazamiento por negocios.
