En la actualidad, muchas pymes continúan usando planillas de Excel para gestionar sus movimientos financieros, revisar rendimientos, e incluso administrar el pago de nómina, omitiendo todos los beneficios que brindan los diferentes software contables en el desarrollo de estas actividades. Este comportamiento puede resultar perjudicial para el manejo de cuentas al interior de una empresa, y afecta significativamente a las pymes en su proceso de crecimiento al ralentizar la organización de sus finanzas.
Ciertamente, la gestión de activos contables a través de un software garantiza una mayor eficiencia en la ejecución de tareas y el uso de esta tecnología puede reducir costos operativos hasta en un 50%, haciendo que las funciones administrativas sean digitalizadas en su mayoría. Además, la contabilidad electrónica garantiza un extra de seguridad y respaldo, que es de especial utilidad cuando se emplean altos volúmenes de información.
Sin embargo, una de las funciones más aclamadas en el mundo contable es la de automatizar las rendiciones de gastos cuya recolección y digitalización suele requerir cantidades de tiempo superiores a otras actividades financieras al interior de una empresa.
Especialmente en el caso de las pequeñas y medianas empresas, es crucial adquirir tecnología que brinde ventajas operativas y reduzca los esfuerzos que se dedican en la organización interna de cuentas, como sugiere Ariel Puga, VP of Corporate Sales en Rindesgastos. “Debido a la cantidad de detalles, normas y ajustes que debe tener en cuenta una empresa en su rendición de gastos, lo ideal es que la plataforma adquirida incorpore esta información y ejecute acciones de manera automática que eviten incongruencias, multas o pérdidas económicas”, expresa Puga.
Estos son los principales beneficios de automatizar el control de gastos de una empresa:
1. Eleva la productividad: automatizar procesos contables le ahorra trabajo a los miembros del equipo que dedican su tiempo y esfuerzo en trámites de facturación, lo que facilita la ejecución de otras responsabilidades en el flujo de trabajo que se libera con esta función. “Nuestra plataforma, por ejemplo, permite a las empresas tener un control total de los gastos y ahorrar hasta un 75% de tiempo en esta tarea” explica Alfonso Cuadra, CEO de Rindegastos.
2. Mantiene un registro actualizado: importar comprobantes y facturas de manera automática ayuda a simplificar el proceso de registro contable, y es útil para ponerse al día con los ingresos, gastos y demás movimientos financieros de la empresa.
3. Evita el fraude contable: al utilizar herramientas que permitan digitalizar la rendición de gastos, es posible realizar validaciones en línea con las entidades competentes y verificar la información suministrada para evitar el fraude.
4. Convierte datos para la creación de reportes: ciertas plataformas contables ofrecen servicios de digitalización que transforman cientos de transacciones al día en información clara y sencilla que se puede visualizar de manera gráfica, compilando datos en tiempo real.
