- El Gestor Documental de IDOK está alojado en la nube y permite la creación, firma y custodia de los documentos electrónicos para ayudar a las empresas y organizaciones a acelerar sus trámites.
Firmar tu contrato laboral, de arriendo o la matrícula universitaria se puede hacer a través de Internet usando cualquier tipo de dispositivo, esto gracias a una plataforma que permite a las empresas gestionar, crear y almacenar en la nube todo tipo de documentos y que pertenece a la empresa chilena de tecnología IDOK.
Se trata del Gestor Documental, una solución de manejo y custodia de documentos que las instituciones –empresas u organismos- pueden utilizar para todos sus procesos en que otra contraparte deba estampar su firma.
“La herramienta del Gestor documental pone a disposición plantillas para los usuarios, donde pueden generar un documento desde cero. Antes muchos clientes hacían un documento en su computadora, lo imprimían y firmaban a mano; ahora tienen la ventaja de crear el documento y utilizar la misma plataforma para hacer el proceso de firma, sin gastar papel. Eso sí, una vez definidos los firmantes, existe un proceso de validación y verificación de identidad”, cuenta Danny Vargas, subgerente comercial de IDOK.
Como primer paso se realiza el enrolamiento de los firmantes. “Cada documento además queda guardado en un repositorio dentro del Gestor Documental, ya que cada persona tiene su carpeta de documentos. Por ejemplo, si se trata de un contrato laboral, en la misma carpeta quedan los anexos. En estos casos contamos con la validación de la Dirección del Trabajo”, agrega Vargas.
Esto también ha sido utilizado por las empresas para generar documentos de contrato de servicios con externos y proveedores. En el caso de que se necesiten impresos, pueden validar su autenticidad fácilmente mediante el código QR o el código de barras que va adosado al documento.
Cabe destacar que el Gestor Documental utiliza la Firma Electrónica Simple de IDOK. Ambos instrumentos están acreditados por el Ministerio de Economía, el Servicio de Impuestos Internos y el Ministerio del Trabajo.
Beneficios del Gestor Documental:
- Gestiona información desde los documentos electrónicos: Nuestra tecnología documental permite gestionar el contenido de los documentos firmados como base de datos para otros sistemas.
- Aumenta la productividad y la eficiencia de la organización: Disminuye los tiempos de administrar contenido en papel. Fácil ordenamiento, almacenaje y consulta de documentos firmados.
- Fortalece la posición de cumplimiento legal y normativo: Reúne pruebas de lo que ocurrió en el proceso de firma de los documentos y asegura la identidad de los firmantes.
- Reducción de Costos: Reduce los costos de administrar documentos, disminuye el uso del papel y los tiempos asociados a funciones de procesos de archivos manunales.
- Transforma la experiencia de los usuarios: Proporciona una interfaz web de uso simple para los usuarios. No es necesario instalar software o hardware especiales.
- Siempre disponible en la nube: Es un servicio cloud, se accede desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
