Tanto los negocios como los servicios legales han aplicado la firma electrónica como parte de la innovación digital. Esta puede ser simple o avanzada, según el trámite que debas hacer.

En Chile, la Ley 19.799 sobre Firma Electrónica, Documento Electrónico y Servicios de Certificación se promulgó en 2002 y tras 20 años se ha consolidado como una forma válida de identificar y verificar a una persona natural o jurídica a través de un documento electrónico. En la actualidad, e impulsada por la pandemia, la firma digital se ha expandido a rubros que antes eran difíciles de pensar fuera de la presencialidad, como la compra-venta de una casa o la compra de un automóvil.

Sin embargo, no todas las firmas electrónicas sirven para todo. Hace unos días, la empresa chilena IDOK-dedicada a optimizar los procesos de gestión, identificación digital y firma electrónica de personas, empresas y organizaciones- abordó estas distinciones en el webinar “Firma Electrónica: Digitalizando el sector inmobiliario”. En la ocasión, participó Valeria Ronchera, Notario Titular de la décima Notaría de Santiago y Marcelo Mora, CEO de IDOK.

Por un lado, está la firma electrónica simple y, por otro, la Firma Digital Avanzada. La primera es una propiedad digital no certificada que permite identificar al autor de un documento. Su definición está basada en un concepto residual, es decir, “corresponde a toda aquella firma que no es avanzada”. De esta manera, existen varias firmas digitales que se enmarcan en esta categoría, como la integración del nombre de una persona al término de un correo electrónico, una huella digital, la imagen escaneada de una firma manuscrita, el nombre del creador en un documento, el RUN, entre otros.

Por otro lado, la firma electrónica avanzada (FEA), a diferencia de la simple, es certificada por un prestador acreditado y permite que cualquier documento e instrumento -sea privado o público- pueda ser firmado digitalmente. La firma avanzada otorga el mismo valor legal a los documentos electrónicos que el que tiene todo documento firmado en papel, por lo que tiene la misma legitimidad y validez que los demás documentos de identificación.

“La Firma Digital Avanzada es inmutable, encriptada y si uno la quiere modificar se rompe, aparece en rojo cuando se verifica”, explicó Ronchera. Agregó que la firma avanzada “permite generar, para nosotros los notarios, un concepto nuevo de ‘documentos fiables’, porque tiene dos características: autenticidad e integridad del documento”.

La autenticidad se refiere a la identidad de las partes que intervienen en el acto, la identidad digital legal, que se sabe por el certificado digital de la firma electrónica avanzada. En cuanto a la integridad del documento, se entiende como la no alteración de él, es limitado y no es dinámico debido a la encriptación. “Nace el no repudio de la documentación y no repudio de la identidad”, dijo la Notario.

Desde IDOK, su CEO Marcelo Mora, rescató las ventajas de la Firma Digital Avanzada para las empresas y las personas: “Para el usuario es bastante transparente. El usuario firma y los documentos van a llegar a los respectivos notarios para ser autorizados. Por su parte, la empresa que contrata estos servicios, finalmente contrata los servicios de los notarios que agrupan todo esto de manera que para el usuario es tan sencillo como firmar en la nube”.

Por último, se debe considerar que no se puede usar la firma electrónica simple cuando la ley exija expresamente el uso de la avanzada. Esto ocurre por ejemplo con instrumentos públicos electrónicos que se deben autenticar con la firma electrónica avanzada del emisor, tales como un certificado del Registro Civil, mandatos judiciales, promesa de compraventa de inmuebles, escrituras públicas, contratos bancarios, entre otros. 

10 Beneficios de la Firma Digital Avanzada:

• Facilita la innovación en las empresas. 
• Ahorro de tiempo y reducción en gastos de gestión y traslado. 
• Disminución de documentos en formatos físicos (y más espacio para almacenar).
• Mejora la interacción entre entidades por la facilidad que proporciona la vía digital.
• Amigable con el medio ambiente, debido a la ausencia de papel. 
• Posee el mismo respaldo legal que cualquier documento físico. 
• Hay certeza de la autenticidad de la firma, ya que no puede ser alterada.
• Protección de identidad garantizada. 
• Agiliza la búsqueda de documentos. 
• Disponibilidad en cualquier lugar.

Revisa el webinar “Firma Electrónica: Digitalizando el sector inmobiliario”: