Hoy en día, terminar con el uso del papel es de suma importancia, no solo para ayudar al cuidado del planeta, sino que para la creación, revisión, almacenamiento, búsqueda, organización y publicación de documentos electrónicos dentro de una empresa. ¿Cuánto ahorran las empresas y qué beneficios trae?
El sistema de gestión documental, también conocido document management system (DMS), es un conjunto de operaciones y técnicas que a través de procesos de tecnología de la información, simplifican y aceleran la administración de flujos de documentos, parte de los procesos de negocio de una empresa, a través de la creación, revisión, almacenamiento, búsqueda, organización y publicación de documentos electrónicos.
Dentro de la transformación digital de las empresas, los sistemas de gestión documental son una gran herramienta que permiten manejar la gran cantidad de información que generan actualmente las compañías, lo que ha dejado a los antiguos sistemas de almacenamiento manual obsoletos.
Para Arnoldo Brethauer, Gerente de Desarrollo de Negocios de IDOK , empresa que ayuda a modelar, implementar, gestionar y optimizar sus procesos de negocio y operativos, “la información en estos sistemas se encuentra centralizada y está al alcance de todos los que tengan acceso a ella. Además, con respecto al almacenamiento y gracias a la explosión de los servicios en la nube, puedes almacenar de forma ilimitada información con tecnologías que permiten hacer búsquedas simples y avanzadas disminuyendo significativamente el tiempo de la operación”.
Dentro de los casos de éxito del gestor documental en el mundo se encuentra un grupo empresarial asiático que reportó una disminución del 80% del tiempo entre la creación y el cierre de contratos. Por otro lado, una filial de servicios financieros de un grupo automotriz europeo redujo en un 30% los costos de análisis y aprobación de créditos.
Para IDOK dentro de los grandes beneficios que trae el gestor documental hacia las empresas se encuentran los cuantitativos y los cualitativos:
– Cuantitativo: Dentro de los beneficios más evidentes se encuentran los costos directos como el ahorro de papel, tinta y cualquier insumo de impresión o de espacio de almacenamiento de documentos. Por otro lado, está la disminución de las horas que se usa para imprimir, escanear, almacenar y destruir el papel, así como el despacho vía servicios de mensajería.
Todo esto se relaciona directamente con el aumento de los ingresos para la empresa, por ejemplo, en el área de ventas donde el personal administrativo se demoraba una cierta cantidad de tiempo en arreglar los papeles y firmarlos, ya no debe hacerlo, siendo liberado ese tiempo para dedicarse a su trabajo: vender
– Cualitativo: Estos beneficios van desde los errores por ingresos que hay que hacer manualmente, hasta la velocidad del cierre de negocios, lo cual con el gestor documental es más rápido, generando ventajas frente a los competidores.
Por otra parte, la experiencia del usuario es mejor porque recibe documentos más amigables, y con esta innovación es posible para los colaboradores trabajar de manera remota y colaborativa. Además, la implementación de este sistema trae consigo una ayuda al medio ambiente, ya que cada vez están siendo más importante los estándares ESG (Medioambiente, Sostenibilidad y Gobernabilidad) cada vez más relevantes para las empresas, y también crecientemente premiadas por el mercado, en el caso de compañías listadas en bolsa.
Bajo este contexto, supongamos el caso de una empresa de tamaño mediano con ventas de $1.000 millones de pesos anuales y un 10% de margen de utilidad, es decir, utilidades de $100 millones de pesos al año. Esta empresa cierra 10 negocios diarios con un documento de 10 páginas por cada cierre de negocio.
De acuerdo con estándares de la industria, esta empresa destinaría aproximadamente 20 millones anuales en insumos, horas hombre de personal de ventas y despacho. Esto por el lado de los costos directos e indirectos. De hecho, solamente en costos directos de impresión (papel, tinta, reparación y mantención) serían $10 millones de pesos. Adicionalmente, siendo conservadores y usando la mitad del estándar de 10%, con un 5% del tiempo total de RRHH, que el personal de ventas antes ocupaba en gestionar documentación en forma manual, lo dedica a ventas. Lo anterior le implicaría un incremento de ventas de $50 millones de pesos anuales.
Implementar un sistema de gestor documental mantendrá la continuidad del negocio al tener los procesos siempre funcionando, ya que esto reduce el riesgo de perder datos y asegura el flujo de documentos al tenerlos en línea.
