Los cierres de ciclo y las reuniones de fin de año tienden a colapsar las salas de reuniones y espacios comunes de las empresas, es por eso que debes pensar con tiempo cómo hacer una mejor gestión de estos espacios para no tener problemas en el intento.

Muchas veces hemos tenido una sensación de estrés a la hora de tener que reservar una sala para esa reunión de última hora con algún comprador o socio de la empresa, o cuando nos encontramos en una habitación que estaba reservada con anterioridad y nos invitan a cederla, o simplemente alguien la reservó y no la ocupo, quitándole un espacio vital al resto del equipo.

A estas problemáticas le sumamos el contar con un distanciamiento social adecuado entre puestos de trabajo y los aforos máximos permitidos, haciendo que la gestión de estas salas sea aún más compleja, por temas de seguridad para los empleados.

Es por esta razón, que las empresas están creciendo aceleradamente en el uso de un sistema de reserva de espacios, para uso interno de toda la organización, permitiendo  hacer una gestión óptima de los espacios de trabajo, salas de reuniones u otras necesidades.

Una situación que se agudiza aún más en esta época del año, cuando por cierre de ciclos o reuniones especiales debido a la fecha, aumenta la demanda de espacios, lo que hace imprescindible el uso de la tecnología.

Estas innovadoras herramientas se están convirtiendo en imprescindibles para la planificación y adaptación de los modelos híbridos y de teletrabajo, ofreciendo a los colaboradores espacios óptimos, más cómodos y sin la necesidad de ir todos los días a la oficina. Además, los actores involucrados en el día a día, en el uso de los espacios físicos, reciben información en tiempo real sobre la utilización de éstas, entre algunas de sus métricas más importantes.

Kantoor es una de estas innovadoras soluciones para que este proceso sea de forma ágil y dinámica, sin la necesidad de usar papel o plantillas Excel. El problema que soluciona la plataforma, está en la gran carga de trabajo que tiene la gestión de estos espacios de trabajo, entregando así una presencialidad segura para los colaboradores, liberando a la persona encargada de organizar los puestos de trabajo, salas de reuniones, reuniones de equipos y eventos especiales de fin de año. 

“Cuando llegó la pandemia, el modo en que convivimos con las oficinas cambió y empezó a crecer hacia modelos híbridos. En los próximos años habrá una fuerte tendencia a tener mayores espacios comunes, cabinas de reuniones express, cabinas de videollamadas y se van distribuir óptimamente los espacios. Esto, debido a la rotación en estos lugares de trabajo comunes, logrando que los colaboradores tengan más metros cuadrados por persona y una sensación de amplitud, donde sea cómodo y altamente productivo trabajar, a diferencia de estar encerrado en una pieza”, explica Felipe González, Gerente Comercial de Kantoor, Especialista en Innovación Corporativa y Magister en Diseño Avanzado UC.

Es por esto que esta nueva herramienta de gestión llega como una solución para poder mejorar, tanto el bienestar de las personas, como su productividad, haciendo un retorno seguro, efectivo y medible a los lugares de trabajo.