En la última década, la forma de convivir en nuestro país ha cambiado. La construcción vertical ha aumentado exponencialmente: actualmente existen alrededor de 40 mil edificios en Chile y el 23,7% de la población vive en comunidades. Esto implica que los residentes deben contribuir a los gastos de mantención de los espacios comunes, ascensores, piscinas y jardines, al pago de los trabajadores de la comunidad, entre otros.
Debido a esto, se maneja en las comunidades una gran cantidad de dinero que requiere de una persona que lo administre, además de otras áreas, como legal y de gestión.
En este sentido, para Mercedes Gómez, directora de auditoría de Clear Auditores, es usual encontrarse con un gran desorden en la administración de las comunidades, lo que facilita errores involuntarios o voluntarios de parte de los administradores. “Según nuestra experiencia, hemos constatado que existe un desorden general en la administración, lo que deriva en el pago de multas y gastos injustificados que podrían evitarse”, indicó.
Posteriormente, Gómez agregó que “una auditoría es una oportunidad de control. En el caso de una auditoría detectiva, se realiza la revisión de las operaciones de una comunidad en un determinado período de tiempo en el pasado, examinando toda su documentación para determinar que lo presentado, rendido o manejado por el administrador tiene respaldos fehacientes y fidedignos y que, por tanto, es veraz. Además, es una oportunidad de diagnóstico del estado de la Comunidad para que el Comité pueda tomar acciones de mejora”.
Responsabilidad de copropietarios
Respecto de la posibilidad de detectar alguna situación poco clara, sin pertenecer a la administración del edificio, Gómez es tajante. “Es difícil que un copropietario o un arrendatario, a través de la sola vista del documento de gasto común que se le entrega mes a mes, pueda percatarse de irregularidades”.
Para la especialista de Clear Auditores, las alertas para los copropietarios son que empiecen a aumentar el gasto común o que exista dificultades con los pagos. “Por ejemplo, si se echa a perder el ascensor y se demoran en arreglarlo, o si se echa a perder la bomba de agua, ya que la comunidad cuenta con un Fondo de Reserva para resolver este tipo de urgencias”.
La contadora auditora considera que un copropietario ordenado, que guarda y hace seguimiento a todos los detalles de cobro de gasto común que le entrega la administración podría, eventualmente, percatarse de desórdenes. “Pero la única manera de tener certeza de ello es revisar la documentación, algo para lo que pocas personas tienen tiempo. Incluso puede resultar difícil para el comité de administración”, agrega la especialista.
Acerca del recibo de gastos comunes que se entrega a los copropietarios, Gómez asegura que “debiese incluir el detalle de los gastos de mantención, administración, uso y consumo, reparación y cualquier gasto extraordinario que pudo haberse ocasionado, incluyendo el número de factura o boleta que se está cobrando en los casos que corresponda. También, debe incluir claramente el porcentaje de asignación del gasto común de su unidad. Respecto de los ingresos, debería detallar el saldo del fondo de reserva y los ingresos percibidos por arriendo de espacios comunes”.
Para finalizar, la contadora auditora señala que “la armonía de la vida en comunidad depende, en gran medida, de la transparencia y cuentas claras. Un gran tema en las asambleas es la discusión respecto de los recursos de esta y de cómo se están utilizando, además de cómo pueden ser disminuidos los gastos. Por lo que una auditoría representa un impacto positivo para la calidad de vida en comunidad, porque permite aclarar y transparentar una eventual buena administración y al otorgar recomendaciones que pueden, potencialmente, disminuir estos gastos. La recomendación al copropietario es que consideren la auditoría como una inversión y no un gasto”.
